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Digitale Transformation

Internationale ERP-Implementierungen: Ein wohl gehütetes Erfolgsrezept

Dienstag, Februar 12, 2019

Wie bringt man eine internationale ERP-Implementierung zum Erfolg? Die Experten sind sich einig, dass ERP-Projekte meist aus Gründen schieflaufen, die nichts mit der Technik zu tun haben. Stattdessen werden ganz andere Ursachen genannt: die mangelhafte Verankerung der IT in der Unternehmensstrategie, das Unterschätzen der erforderlichen organisatorisch-strukturellen Veränderungen, die mangelnde Einbeziehung der Betroffenen, schlechtes Projektmanagement, unklarer Projektumfang… Und das sind nur einige der angeführten Gründe. Ich kenne und verstehe sie alle. Doch wenn es um internationale Implementierungen geht, bei denen mehrere interne und externe Partner zusammenarbeiten, halte ich die Einbeziehung und Motivation dieser Partner – das Partner-Engagement – für besonders wichtig, wenn das Projekt gelingen soll.

Wählen Sie die richtigen Partner

Es liegt auf der Hand, dass ein externer ERP-Implementierungspartner Ihre Strategie- und Bereitstellungsziele kennen MUSS. Für mich sind ERP-Projekte Umsetzungstools für unternehmerische Strategien. Ein ERP-Projekt ist – oder sollte es zumindest immer sein – ein entscheidendes Instrument, um höhere strategische Ziele zu erreichen. Diese Ziele haben zumeist mehrere Dimensionen, vom verbesserten Reporting über die Harmonisierung von Geschäftsprozessen und Veränderungen der Organisationsstruktur bis hin zur Modernisierung und Erweiterung der IT und zur Einführung eines zentralisierten Stammdatenmanagements – und so weiter.

Welche Ziele haben Sie für ihr internationales ERP-Projekt gesetzt?

Um sicherzugehen, dass Ihr Projekt tatsächlich Ihren strategischen Zielen dient, müssen Sie diese beiden Faktoren ständig miteinander abgleichen. Wenn Sie Ihre Strategie verändern, sollten Sie Ihre Ziele entsprechend anpassen. Das mag zunächst einfach klingen, doch wenn Sie es mit dem internationalen Rollout eines ERP-Systems zu tun haben, kann diese Aufgabe schnell zu einer Herausforderung werden. Denn Sie müssen dafür sorgen, dass ALLE lokalen Stakeholder in ALLEN betroffenen Ländern die neuen Ziele übernehmen und sich rechtzeitig darauf einstellen. Dies ist meiner Meinung nach die Rolle eines internationalen „Engagement Managers“ und der Grund dafür, dass er bei jeder Sitzung der Projektsteuerungsgruppe dabei sein sollte. Denn ein Engagement Manager muss den Umsetzungspartnern vor Ort, die sich ja auf ihre Bereitstellungsaufgaben konzentrieren sollen, jederzeit erklären können, wie Strategie und Ziele lauten. Er muss also dafür Sorge tragen, dass alle Teammitglieder die strategischen Ziele des Unternehmens verstehen und voranbringen.

Doch damit ist die Rolle des Engagement Managers noch nicht ausgeschöpft. Bei der Leitung internationaler ERP-Bereitstellungsprojekte mit Partnern vor Ort geht es nicht nur darum, einen Projektplan aufzustellen und den Fortschritt zu messen. In Wirklichkeit geht es nämlich um Kommunikation. Um das Einrichten der richtigen Kommunikationswege und eines Rahmens für das Projektmanagement, damit das Projekt möglichst effizient verläuft. Denken Sie daran, was Bernard Werber sagt: „Zwischen dem, was ich denke, was ich sagen will, was ich zu sagen glaube und was ich sage und dem, was du hören willst, was du zu hören glaubst, was du hörst, was du verstehen willst, was du glaubst zu verstehen und was du verstehst… liegen zehn Gelegenheiten, uns misszuverstehen. Aber lass es uns trotzdem versuchen…“

Partner ins Boot zu holen heißt, alle auf den gleichen Stand zu bringen und aufs gleiche Ziel einzuschwören. Vermeiden Sie Missverständnisse, indem Sie Folgendes vermitteln:

  • ein Verständnis dafür, warum und für wen ein Projekt wichtig ist,
  • eine Beschreibung der Kommandohierarchie, der Einsatzregeln und der Dos and Don’ts,
  • ein Verständnis für die Vorgeschichte des Projekts sowie die darin getroffenen Entscheidungen und deren Gründe,
  • einen Überblick über die Akteure in Unternehmen und Projektorganisation und deren Entscheidungsgewalt im Einzelfall.n

Meiner Meinung nach profitiert jedes Unternehmen, das ein ERP-System über Ländergrenzen hinweg einführt, davon, die involvierten Partner proaktiv zu managen. Wenn alle an einem Strang ziehen, läuft das Projekt deutlich besser, als wenn die Akteure isoliert handeln. Jedes Projekt ist anders und hat eigene Ziele, Regeln und Mechanismen. Eine „Engagement Session“ zum Auftakt ist die ideale Gelegenheit, schon vor Projektbeginn dafür zu sorgen, dass auch neue Mitarbeiter bei den Partnern auf dem aktuellen Stand sind, die Projektdetails kennen und wissen, was wann wie geliefert werden soll.

Ein gelungenes „Engagement Management“ könnte der wichtigste Schritt in Ihrer Karriere sein. Ich persönlich habe noch kein erfolgreiches ERP-Projekt ohne gute Kommunikationsstrategie gesehen. Aber für alles gibt es ja ein erstes Mal – oder doch nicht?

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