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Digitale Transformation

Verbesserte Strategien können Ressourcen im IT-Bereich freisetzen, die sich dann für wertschöpfende Tätigkeiten verwenden lassen

Freitag, Januar 3, 2020

Wenn Unternehmen besser verstehen, welche Anforderungen ihr Geschäft an sie stellt, können sie ihren Verbrauch an Produkten und Dienstleistungen im IT-Bereich herunterschrauben. Dadurch werden IT-Ressourcen frei, die dann für Aufgaben eingesetzt werden können, die sich positiv auf die Unternehmensbilanz auswirken.

Die IT-Abteilungen von großen Unternehmen werden häufig als reine Dienstleister angesehen, die zudem Mittel verschlingen und Gewinne dämpfen. Das überrascht kaum, denn die Marktforschung hat ermittelt, dass 90 % der IT-Ressourcen auf Support- und Verwaltungsaufgaben entfallen. Typische Tasks, wie z. B. leichtere Programmierarbeiten und die umfassende Wartung von Hard- uns Software, werden oft händisch und ineffizient gelöst. Das bedeutet, dass lediglich 10 % der IT-Ressourcen für geschäftliche Erfordernisse und Aufgaben eingesetzt werden, die direkt zur Wertschöpfung beitragen. Was wäre, wenn wir dieses Verhältnis einmal umkehren, so dass der Großteil der IT-Ressourcen auf Produkte und Leistungen entfällt, die dem Unternehmen Einnahmen bringen? Was wäre, wenn wir die IT-Abteilung mit dem Auge eines Investors betrachten und Ergebnisse viel stärker in den Mittelpunkt stellen?

Diesen Fragen widmet sich ein kürzlich vom McKinsey Global Institute (MGI) veröffentlichter Artikel mit dem Titel „Flip the ratio: Taking IT from bottleneck to battle ready“ und vermittelt einige interessante Einsichten zum Thema. Mithilfe eines speziellen Ansatzes ist es verschiedenen Unternehmen gelungen, die Ausbeute zu verbessern und bis zu 40 % ihrer IT-Arbeitskosten freizusetzen, wobei sich die Ergebnisse meist in den folgenden 18 bis 24 Monaten zeigen. „Flipping the ratio“, also die Umkehr der IT-Nutzungsstatistik zugunsten gewinnbringender Tätigkeiten, kann nicht nur Faktoren wie Time-to-Market und die Qualität der Produkte verbessern, sondern hilft Unternehmen auch dabei, den Wert neuer Technologien für das Geschäft schneller und besser einzuschätzen.

Mehr Agilität für die Backend-IT

Heute werden zu wenig IT-Ressourcen auf Tätigkeiten verwendet, die das Geschäft direkt voranbringen. Unternehmen, die die Produkte und Dienstleistungen im IT-Bereich besser kennen und wissen, an welcher Stelle sie in die Wertschöpfungskette passen, können recht gut bestimmen, auf welche Bereiche sie sich konzentrieren müssen. Sind Anforderungen und Bedarfe einmal verstanden, können agile Arbeitsmethoden eingeführt werden. Mit kleinen funktionsübergreifenden, eigenständigen Teams, die an den fraglichen Produkten und Dienstleistungen in schnellen Iterationen arbeiten, können Sie die benötigten Ressourcen drastisch zurückfahren. Weitere Reduktionen sind möglich, wenn Sie mehr „Selbstbedienungsoptionen“ im Unternehmen einführen.

Du bist, was du misst

Die besten Metriken sind spezifisch, erfassbar und nützlich genug, um täglich den Erfolg zu messen. So erkennen Sie schnell, wo Sie wie eingreifen müssen, und können entsprechend handeln. Um die Nutzungsstatistik zwischen „unproduktiven“ und „gewinnbringenden“ IT-Ressourcen umzukehren, müssen auf allen Ebenen des Unternehmens die richtigen Kennzahlen erfasst werden. Außerdem müssen alle Mitarbeitenden auf dieselben Ziele und Ergebnisse hinarbeiten, die Teil der unternehmerischen Wertschöpfung sind. Hinterfragen Sie strategisch die Ergebnisse Ihrer IT-Projekte und ermöglichen Sie so die Bewertung des Projekterfolgs. Im Zentrum steht die Frage, ob ein Projekt die Leistungsbilanz und die Gesundheit Ihres Unternehmens stärkt.

 IT-für-IT-Lösungen für mehr Wertschöpfung

„IT-für-IT“-Lösungen sind team- oder produktübergreifende Verbesserungsmöglichkeiten, die zur Standardisierung von Prozessen führen und Teams dabei helfen, ihre Arbeit effizienter und wirksamer zu gestalten. Allzu oft werden IT-für-IT-Lösungen jedoch nicht genutzt oder funktionieren nicht wie gewünscht. Eine bessere Lösung ist die Zuordnung von Ressourcen auf der Grundlage des Bedarfs im Unternehmen. Bei diesem Modell können alle Mitarbeiter in der Backend-IT Vorschläge für die Implementierung neuer Technologien machen und einem Lenkungsgremium zur Beurteilung vorlegen. Ist die Anschubfinanzierung für das Projekt genehmigt, wird ein Enablement-Team eingesetzt, dessen Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen stammen und die benötigten Fähigkeiten und Kompetenzen haben, um nicht nur das Produkt zu liefern, sondern auch zu gewährleisten, dass es wie erwartet funktioniert und vollständig angenommen wird. Anschließend können vierteljährliche Auswertungen dazu dienen, um zu bestimmen, ob das Unternehmen weitere Mittel investieren sollte. Diese Strategie erlaubt Führungsteams, wie Risikokapitalgeber zu agieren – und Enablement-Teams wie Startups. Im Idealfall lernen sie, schnell Fortschritte zu generieren und den Wert ihrer Arbeit unter Beweis zu stellen.

Fokus, Fokus, Fokus

Die richtige Unterstützung seitens des Top-Managements ist für solche Veränderungen und die Umkehr der IT-Nutzungsstatistik entscheidend. Einerseits kann zu viel Kontrolle durch das Management die Begeisterung dämpfen, andererseits kann zu wenig Fokus dazu führen, dass das Unternehmen zum „Business as usual“ zurückkehrt. Damit es nicht so weit kommt, können Enablement-Teams ihre Fortschritte in vierteljährlichen Auswertungen mit ihren IT-Managern teilen – auch um Probleme zu lösen, Mittel zu beantragen und die Prioritäten fürs nächste Quartal festzulegen. Dies führt auch dazu, dass Unternehmen und Organisationen vorrangig solche Tools und Lösungen entwickeln, die konkrete Probleme lösen und einfach bereitzustellen und zu verwenden sind.

Sind sie bereit, die Dinge anzugehen und Ihre IT-Nutzungsstatistik zugunsten eines strategisch arbeitenden IT-Backends umzukehren? Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihrem Unternehmen zu mehr Produktivität verhelfen können, wenden Sie sich noch heute an uns.

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