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Digitale Transformation

Was bringt die Kombination einer internationalen ERP-Lösung mit marktführenden Software-Applikationen?

Dienstag, März 17, 2020

In der Ära des digitalen Wandels, der künstlichen Intelligenz und des Machine Learning wissen immer mehr Unternehmen die Vorteile der ERP-Integration zu schätzen. Der Aufbau eines maßgeschneiderten ERP-Systems mit den besten Applikationen am Markt fördert die Prozessautomation, erhöht die Produktivität und führt zu besseren Erträgen.

Welche Vorteile bringt eine ERP-Lösung konkret?

Spezialsoftware für das Enterprise Resource Planning (ERP) wird in Unternehmen aller Größen und Branchen dafür eingesetzt, um Arbeitsfelder wie Buchhaltung, Produktion, Vertrieb und Personalverwaltung durch die teilweise Automatisierung schlanker und effizienter zu machen. Einer der großen Vorteile eines ERP-Systems besteht darin, dass es als zentraler Echtzeit-Datenknoten für ganz unterschiedliche Vorgänge im Unternehmen dienen kann, was das Teilen von Daten, Analysen und Erkenntnissen quer über alle Unternehmensbereiche hinweg erleichtert. Mit ERP lassen sich Prozesse automatisieren, die früher von Hand erledigt wurden, z. B. das Abwickeln eines Auftrags vom Bestelleingang über Lager- und Versandlogistik bis hin zur Rechnungslegung.

Die Integration von möglichst vielen Programmen und Prozessen in ein ERP-System hebt dessen Nutzen auf ein neues Niveau. Durch die Anbindung der restlichen IT-Systeme im Unternehmen ist Ihr Datenbestand stets aktuell und korrekt, was die Arbeitsabläufe erleichtert und die Produktivität erhöht. Heutzutage können Unternehmen ihre Systeme auch mit denen ihrer Zulieferer integrieren. Häufig entstehen so maßgeschneiderte Lösungen für das gemeinsame Geschäft. Die Vorteile sind einleuchtend – denken Sie nur daran, wie zeitaufwändig es ist, die benötigten Daten aus Ihrem ERP-System herauszufiltern und von Hand in ein Fremdsystem einzugeben. Die Systemintegration verschlankt diesen und weitere Prozesse erheblich und verringert dabei das Risiko von menschlichen Eingabefehlern.

Zentralisierte Daten und automatisierte Abläufe

Sehen wir uns die Vorteile der ERP-Integration einmal genauer an. Für die meisten Unternehmen ist der Hauptnutzen die zentralisierte Speicherung von Daten. Sämtliche geschäftsrelevanten Daten an einem zentralen Ort aufzubewahren ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Und denken Sie an die Zeitersparnis, die Erleichterung von Geschäftsabläufen und die deutlichen Effizienzsteigerungen, die eine ERP-Lösung bringt.

Die ERP-Integration hilft Unternehmen dabei, viele Arbeitsvorgänge zu automatisieren und Workflows zu visuell darzustellen. Prozesse lassen sich auch über Abteilungen und Geschäftsbereiche hinweg automatisieren, was die manuelle Eingabe und Bearbeitung und damit die benötigte Zeit reduziert.  Eine maßgeschneiderte Integration kann zudem die Visualisierung von Einzelaufgaben, Workflows und Arbeitslasten deutlich verbessern, was Ihren Teams mehr Einsicht verschafft. Mehr Einsicht, mehr Wissen bedeutet bessere Entscheidungen.

Klar ist auch, dass die vermehrte Automatisierung von Abläufen durch ERP-Integration das Risiko menschlicher Fehler erheblich reduziert, nicht zuletzt bei der Dateneingabe von Hand. Tippfehler beim Eingeben von Finanzdaten, falsche E-Mail-Adressen und fehlerhafte Stücklisten können das Geschäft beeinträchtigen. Bei einer Automatisierung durch ERP hingegen benötigen Ihre Mitarbeitenden deutlich weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe und können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die tatsächlich menschliches Denken und Handeln erfordern.

Standardlösung – oder doch lieber maßgeschneidert?

Es gibt viele Arten der ERP-Integration, die jeweils eine ganze Reihe von Vorteilen bringen. Doch welche Lösung ist die richtige für Ihr Unternehmen? Ein klassisches Beispiel ist die Verbindung von ERP und Customer Relationship Management (CRM), was zu Verbesserungen in der Kundenbetreuung führt. Durch eine solche Verknüpfung von Nachfrage (CRM) und Angebot (ERP) lassen sich aber auch viele Prozesse in Marketing und Vertrieb verschlanken. Auf ähnliche Weise kann die Integration von E-Commerce- und Business Intelligence-Lösungen sehr detaillierte Einsichten in das Geschäft, in die Effizienz der eigenen Abläufe und für die Entscheidungsfindung liefern.  ERP-Integration ist dabei nicht auf das „Front Office“ beschränkt. Auch die Zahl der verwaltungstechnischen Aufgaben im Bereich HR/Personal und im Projektmanagement lässt sich durch die Anbindung an ein ERP-System merklich verringern.

Punkt zu Punkt, Spezialsoftware oder ESB?

Nachdem Sie Art und Umfang der ERP-Integration für Ihr Unternehmen bestimmt haben, stellt sich die Frage nach der besten Vorgehensweise bei der Implementierung. Es gibt verschiedene Methoden für die Umsetzung einer ERP-Integration. Welcher Weg der richtige ist, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. welche ERP- und Geschäftsanalyse-Systeme Sie heute verwenden, wie hoch Ihr Etat ist und ob Ihre Software auf eigenen Servern oder in der Cloud läuft.

Die meisten Unternehmen wählen heute eine von drei Vorgehensweisen: Punkt zu Punkt, Spezialsoftware oder ESB. Eine Punkt-zu-Punkt-Anbindung ist wahrscheinlich der schwierigste Weg, denn dabei werden die Verknüpfungen zwischen der ERP-Software und den restlichen Systemen im Unternehmen einzeln eingerichtet. Obwohl der Zeitaufwand hier sehr hoch sein kann und die Komplexität mit jedem angeschlossenen System zunimmt, entscheiden sich immer noch viele Unternehmen für diesen Weg, weil die Hürden für den Einstieg niedrig sind.  Ein zweiter Weg ist der Aufbau einer unternehmensspezifischen Softwarelösung für die Integration der vorhandenen Systeme. Wie bei der Punkt-zu-Punkt-Anbindung besteht beim Einsatz von eigener Spezialsoftware die Gefahr, dass diese aufwändig und komplex wird oder nicht mithalten kann, wenn das Geschäft wächst und neue Tools hinzukommen. Der dritte Weg ist der zeitgemäße Enterprise Service Bus (ESB) – ein „Kommunikationsbus“, der die einzelnen Anwendungen miteinander verbindet und als zentraler Knotenpunkt dient, über den alle Systeme miteinander Daten austauschen können. Diese Vorgehensweise ist geradlinig und überschaubar, denn sie vermeidet die Probleme, die auftauchen können, wenn neue Tools oder Softwarelösungen hinzugefügt werden.

ERP-Integration ist kein Spaziergang

Welchen Weg Sie auch wählen, ohne den richtigen externen Partner kann eine ERP-Integration schnell zur Holperstrecke werden. Besonders, wenn Ihr Unternehmen international aufgestellt ist. Verschiedene Marktberichte zeigen, dass 60 Prozent aller ERP-Integrationen nicht zum Erfolg führen. Um Fehlschläge zu vermeiden, sollte man sich der möglichen Herausforderungen und Fallstricke bewusst sein. Mit der richtigen Strategie und klar definierten Anforderungen verringern Sie das Risiko des Scheiterns deutlich. Es muss zudem klar sein, dass die Systemintegration Wartung und Pflege erfordert, spätestens dann, wenn Elemente hinzugefügt oder entfernt werden (gilt insbesondere für Punkt-zu-Punkt-Anbindungen) – ein Faktor, der häufig zusätzliche Kosten verursacht. Auch ältere Softwareanwendungen, die nie für eine Integration vorgesehen waren, werden schnell zu Stolpersteinen. Nicht zuletzt gilt für international aufgestellte Unternehmen, dass die Integration an allen Standorten vollzogen werden muss, auch durch Experten vor Ort. Der Aufwand für Implementierung, Wartung und Support wird häufig unterschätzt, was letztlich das gesamte Projekt in Gefahr bringen kann.

Vorteile wiegen mögliche Schwierigkeiten auf

Die Vorteile der Integration wiegen jedoch die möglichen Schwierigkeiten deutlich auf, und die Nachfrage nach guten Lösungen steigt. Entscheidend ist, dass Sie einen Experten für die ERP-Integration finden, der den Überblick hat und den richtigen Weg weist. Mit der richtigen Implementierungsstrategie, die an Ihrer Geschäftsstrategie ausgerichtet ist, wird Ihre ERP-Integration schmerzfrei verlaufen, ob lokal oder global. Genau das bietet Pipol Ihnen. Mit über 160 Vertretungen in 85 Ländern sind unsere Lösungen, Dienstleistungen und Organisationsstrukturen speziell auf Beratung und Support für internationale Kunden ausgerichtet. Sprechen Sie uns an, um zu erfahren, wie wir Ihr Unternehmen bei der Transformation durch ERP-Integration unterstützen können.

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