ERP-Prozess- und Projektmanagement

Viele Menschen verstehen unter „Projektsteuerung“ vor allem viel Bürokratie, allem viel Bürokratie, zusätzliche Hierarchien und unverständlichen Fachjargon – oder alles zusammen. Wenn es aber um den langfristigen Einsatz eines ERP-Systems geht, ist eine übersichtliche, nachvollziehbare Projektsteuerung und -organisation der Schlüssel dafür, dass Sie Ihre strategischen Ziele erreichen. Die Projektsteuerung kann als Schnittstelle zwischen der Unternehmensführung und dem Projektmanagement fungieren. Die Projektsteuerung legt auch die Verhaltens- und Kommunikationsregeln für die einzelnen Akteure fest und weist den Weg zum gemeinsamen Ziel. And this helps keep the project focused, efficient and on track.

5 Grundregeln für erfolgreiche Projektsteuerung

1. Engagieren Sie keine Dienstleister, die behaupten, sie könnten jedes beliebige Kundenmodell umsetzen

Beim Projektmanagement geht es vor allem um Kommunikation. Alle beteiligten Teams müssen wissen, wo ihre Schnittmengen liegen und wo sie sich unterscheiden, um genau aus diesen Unterschieden Stärken zu machen. IT-Dienstleister, die behaupten, sie könnten alle Kundenvorgaben problemlos umsetzen, haben meist keine eigene Kultur, die stark genug wäre, damit sie echte Partner sein können.

2. Starke Kommunikation ist die Voraussetzung für den Erfolg

Niemand führt gern Aufgaben aus, von deren Nutzen er nicht überzeugt ist. Der Projektmanager muss dafür sorgen, dass alle Beteiligten wissen, wie sie mit ihrer Arbeit zum Erfolg beitragen – nicht nur zu den Projektzielen, sondern auch zu den strategischen Zielen des Unternehmens.

3. Klare Verantwortlichkeiten stärken die Akteure

Rollen und Verantwortlichkeiten sollten schriftlich fixiert sein und an alle kommuniziert werden – nicht nur an die Verantwortlichen selbst, sondern an alle Projektbeteiligten. So weiß das gesamte Team, wer welche Aufgaben hat, und jedes Teammitglied ist motiviert, seinen Teil zu leisten.

4. Rollen müssen für alle Akteure klar und transparent sein

Die Zuweisung von Rollen sollte unter Berücksichtigung der Projektziele der Kompetenzen und Verfügbarkeit (in dieser Reihenfolge) der Mitarbeiter erfolgen. Titel oder Namen sollten hingegen keine Rolle spielen. Die Steuerungs- und Organisationsgrundsätze müssen für alle Projektbeteiligten gelten und so transparent und offen sein, dass jeder Akteur diese Strukturen ohne Vorbehalte akzeptiert.

5. Das Management-Team sollte ethische Regeln auf der Grundlage akzeptierter Verhaltensnormen aufstellen

Damit die praktische Zusammenarbeit gelingt, müssen Projektteams sich auf gemeinsame Arbeitsweisen einigen – und sollten nach und nach auch definieren, was ethisches Verhalten ist. Im Projektverlauf bauen Sie neue Beziehungen zu Dienstleistern, Beratern und Kollegen auf, von denen nicht alle unbedingt auf derselben Wertegrundlage arbeiten. Eine gute Projektsteuerung gibt Leitlinien dafür vor, welche Verhaltensweisen seitens der Akteure akzeptabel sind und welche nicht.

Die Einführung einer ERP-Lösung über Ländergrenzen hinweg erfordert ein gewisses Maß an harmonisierten Prozessen in einem international aufgestellten Unternehmen. Die Möglichkeit, auf lokale Daten zuzugreifen, ist die Voraussetzung dafür, dass man die gemeinsamen Nenner in allen Unternehmensteilen finden kann, um die erwünschten Optimierungsziele zu erreichen. Je mehr IT-Prozesse sich im Unternehmen harmonisieren lassen, umso kostengünstiger wird der Zugriff auf die lokalen Daten. Bei der globalen Prozessharmonisierung geht es vor allem darum, anhand eines vordefinierten Prozesswertkonzepts gemeinsame Verfahren zu bestimmen.

Viele Unternehmen tappen in die „Best Practice-Falle“. Dabei übernimmt das Unternehmen einen vorhandenen Prozess, weil es glaubt, dass dies die beste Art sei, eine Reihe von konkreten Handlungen auszuführen. Leider sind solche Prozesse von ihrer Qualität her oft mangelhaft, wodurch dann auch alle späteren Prozessschritte Mängel aufweisen. Wenn wir das Konzept der Best Practice auf den Begriff „Best Global Practice“ erweitern, sind weitere Faktoren zu berücksichtigen. Einige Prozesse sind für die Einführung in allen Ländern besser geeignet als andere. Deshalb unte

Warum ist die Prozessharmonisierung so wichtig für Ihre ERP-Implementierung?

rscheiden wir bei Pipol zwischen „Best Practice“ und „Best Fit“. Mehr über diese beiden Konzepte der Prozessoptimierung lesen Sie in unserem Whitepaper.

Wenn Ihr Unternehmen seine Prozesse und Abläufe harmonisieren möchte, dann sollten Sie zunächst mit der Optimierung der existierenden Geschäftsprozesse beginnen. Die beste Investition, die Sie machen können, ist ein Analyse-Workshop, in dem Sie bewerten, wie gut Ihr Unternehmen vorbereitet ist. Dabei verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, welche Prozesse bereits etabliert sind und welche zuerst optimiert werden müssen, damit Ihre ERP-Lösung den maximalen Nutzen bringt.

5 Schritte zur Optimierung Ihrer Prozesse

1. Legen Sie Ihre geschäftlichen Prioritäten fest
2. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Funktionen und Prozesse an allen Standorten (Ist-Zustand)
3. Entwickeln Sie ein Gerüst für den Soll-Zustand
4. Nehmen Sie eine funktionale Analyse vor, um die gewünschten Soll-Prozesse festzulegen
5. Überprüfen Sie die Umsetzung der Funktionen und Prozesse

Viele Unternehmen im globalisierten Markt unterschätzen, welche Anstrengungen erforderlich sind, um vorhandene Prozesse zu verändern – besonders dann, wenn sie bereits mit einer umfangreichen ERP-Implementierung arbeiten. Eine systematische Vorbereitung ist immer auch ein gutes Instrument zum Überprüfen der bislang schon optimierten Prozesse und hilft dabei, einen gemeinsamen Rahmen für die Einbeziehung aller Akteure bzw. Unternehmensteile in das ERP-Projekt zu schaffen.