Change Management

Change Management ist essenziell für eine erfolgreiche ERP-Implementierung

Unterschätzen Sie nicht die Aversion der Menschen gegenüber Veränderungen, auch wenn deren Ergebnisse ihnen Vorteile bringen. Der Hauptgrund dafür, dass ERP-Projekte scheitern, ist der Widerstand der Nutzer gegenüber den notwendigen Veränderungen. Eine Studie hat gezeigt, dass 63 % aller Unternehmen, die neue ERP-Lösungen einführen, Schwierigkeiten bei der Bewältigung personeller und organisatorischer Veränderungen haben. Change Management gehört bei uns zum Arbeitsalltag, denn es ist ein entscheidender Bestandteil jeder internationalen ERP-Implementierung. Hier stellen wir einige Best Practices vor, die essenziell für ein gutes Veränderungsmanagement sind.

Streben Sie eine erfolgreiche ERP-Implementierung an? Konzentrieren Sie sich aufs Veränderungsmanagement

Wenn ein internationales Unternehmen sich dafür entscheidet, zusammen mit einer neuen ERP-Lösung auch neue globale Prozesse zu implementieren, ist die Unternehmensleitung davon überzeugt, dass die Harmonisierung von Abläufen Vorteile bringt – von mehr Verwaltungseffizienz über besseren Kundenservice bis hin zu einem umfassenderen Reporting. Anders sieht es oft bei den Benutzern aus, sowohl in der Firmenzentrale als auch in den Landesniederlassungen, die diese Art von Veränderung häufig als störend empfinden. Sie verstehen oft die Vorteile nicht und sträuben sich dann mitunter gegen neue Arbeitsweisen und IT-Prozesse. Solche Reaktionen können die gesamte Systemeinführung sabotieren – es sei denn, das Projekt und die nötigen Veränderungen werden gut gemanagt.

ERP-Diagnose

Vor dem Hintergrund jahrzehntelanger Erfahrungen in der Entwicklung von Instrumenten und Techniken für ein sinnvolles Change Management haben wir einen „ERP Diagnostic Workshop“ entwickelt.

Im Mittelpunkt dieses leicht durchführbaren Workshops steht ein Fragebogen, der Ihnen dabei hilft, den Umfang, das Budget und den Zeitplan für Ihre internationale Dynamics-Implementierung zu ermitteln. Das Ergebnis dieses Workshops ist ein unverzichtbares Instrument für die Organisierung Ihres Projekts ebenso wie für Ihr Veränderungsmanagement. Mehr über den ERP Diagnostic Workshop lesen Sie hier.

ERP Diagnostic Workshop

Drei Grundprinzipien für das Veränderungsmanagement bei ERP-Projekten

Wenn Sie nicht alle Nutzer für Ihr System begeistern können oder sogar aktiven Widerstand dagegen erleben, müssen Sie alles dafür tun, dass alle Betroffenen in allen Unternehmensteilen ihre Augen auf ein optimiertes Szenario für die Zukunft richten. Mit anderen Worten: Erläutern Sie den Leuten Ihren Business Case für die neue ERP-Lösung. Kommunizieren Sie die Lösung klar und deutlich gegenüber allen Mitarbeitenden, die aktiv mit dem neuen System und den neuen Prozessen arbeiten sollen. Wenn Sie diese drei Grundprinzipien für gutes Change Management befolgen, werden Ihre Botschaften ankommen. Lesen Sie das Whitepaper von Pipol zum Thema Veränderungsmanagement hier.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Annahmen über den Erfolg der angestrebten Änderungen zutreffend sind.

Es ist durchaus üblich, dass einige Herausforderungen überwunden werden müssen, bevor ein Unternehmen die potenziellen Vorteile harmonisierter Prozesse für sich nutzen kann. Eine dieser Herausforderungen knüpft sich nicht so sehr an die Einführung neuer Prozesse, sondern an deren inhärente Qualität. Eine notwendige Voraussetzung für eine erfolgreiche ERP-Implementierung ist es daher, die globalen Prozesse im Unternehmen zu erfassen und zu verstehen.

Empfehlungen:

Vergewissern Sie sich, dass jeder neue Prozess angemessen ist und einen Mehrwert für das Gesamtunternehmen bringt.
Das Ambitionsniveau sollte zur Reife des Unternehmens passen.
Eine flexible Implementierungsmethode macht eine internationale Harmonisierung ohne Verzögerungen möglich.

Schaffen Sie die Voraussetzungen für Akzeptanz

Auch wenn ein globaler Prozess die erforderlichen Qualitäten für eine Implementierung im gesamten Unternehmen aufweist, gilt es, drei Hürden des Widerstands zu überwinden: globale Prozesse, die noch nicht genau definiert sind; Prozessbeteiligte, die mit dem Ablauf nicht einverstanden sind; globale Prozesse, die auf Dauer teuer und zeitaufwändig sind. Solche Hürden überspringt man durch klare Vorstellungen über den Sinn der Harmonisierung und den positiven Einfluss auf den Arbeitsalltag der Menschen – und indem man die Beteiligten im gesamten Unternehmen einbezieht.

Empfehlungen:

Ernennen Sie globale Prozessverantwortliche:
Informieren Sie alle Beteiligten über Veränderungen an Prozessen und die Gründe dafür.
Schaffen Sie ein System für die Handhabung von Änderungsanfragen

Fördern Sie die Akzeptanz, indem Sie auf die Menschen einwirken.

Laut Harvard Business Review ziehen die Menschen bei Veränderungen mit, wenn sie das neue Verhalten als einfach, lohnend und normal erachten. Einfach: Dem Übernehmen des neuen Verhaltens steht nichts im Weg – die Mitarbeiter haben die Fähigkeiten und das Wissen, und es bestehen keine bürokratischen Hürden. Lohnend: Das neue Verhalten bringt Vorteile auf emotionaler oder praktischer Ebene, wie z. B. bessere Interaktion mit den Kunden. Normal: Die Mitarbeiter verhalten sich so wie ihre Kollegen und andere Personen, die sie bewundern. Wenn diese drei Bedingungen erfüllt sind, erzielen Sie schnellere Verhaltensänderungen.

Empfehlungen:

Beseitigen Sie organisatorische und bürokratische Hindernisse, die der Veränderung im Weg stehen.
Erklären Sie die potenziellen Vorteile, die die Veränderung mit sich bringt.
Fördern Sie die Verhaltensweisen und Werte, die Veränderung ermöglichen.

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Change Management

This paper will take you through some key principles of managing change and influencing behavior, which can help you to ensure early involvement and positive backing for new global processes in an international organization.

Werkzeuge und Best Practices für das Veränderungsmanagement

Wir nutzen Business Process Blueprinting als wesentliche Komponente unserer ERP-Implementierungsprojekte. Dieses Verfahren hilft uns dabei, gemeinsam mit dem jeweiligen Kunden Bereiche zu definieren, die Verbesserungen erfordern, um zukünftige Prozesse zu gestalten, mit denen sie ihr Geschäft verbessern können und die Entwicklung ihres neuen Systems vorantreiben.

Eines der wichtigsten Instrumente für das Business Process Blueprinting ist die „Future-Backwards-Technik“, bei der man eine Abfolge von Ereignissen rückwärts betrachtet – ausgehend vom angestrebten Soll-Zustand in der Zukunft. Ein Beispiel: Wenn ein einheimisches Unternehmen seine Produkte künftig im Ausland vertreiben will, planen wir rückwärts ab dem Zeitpunkt, zu dem es den ersten Verkauf in einem bestimmten Land tätigt – Lieferung, Vertriebsweg, erhöhte Produktion usw. Indem Sie das Szenario von hinten aufrollen, vermeiden Sie „automatische“, nicht hinterfragte Annahmen. So vergewissern Sie sich, dass die gegenwärtig im Unternehmen angewendeten Businessprozesse auch Best Practices sind, bevor Sie sie in allen Unternehmensteilen einführen und dabei möglicherweise auf Widerstand stoßen.