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10 Tipps für erfolgreiche grenzüberschreitende ERP-Implementierungen

Dienstag, Februar 12, 2019

Es ist kein Geheimnis, dass die Märkte (und mit ihnen die Marktakteure) immer globaler werden. Gerade bei international aufgestellten Unternehmen wächst der Bedarf einer zentralen Steuerung der Finanzen. Nachdem 25 Jahre lang vor allem dezentrale ERP-Systeme verbreitet waren, hat die rasante technische und wirtschaftliche Entwicklung (unter anderem durch die Einführung von Breitband-Internet) dazu geführt, dass größere Unternehmen heute mehr zentrale Kontrolle haben und dadurch im internationalen Wettbewerb besser dastehen. Dazu haben viele Unternehmen einheitliche Business-Management-Systeme (ERP-Systeme) eingeführt oder tun dies gerade, um noch ungenutzte Synergien im Bereich der Konzernintegration auszuschöpfen und die Zusammenarbeit mit Akteuren innerhalb und außerhalb ihrer Unternehmensgruppe besser steuern zu können.

Die Entscheidung für zentralisierte Systeme ist allerdings leichter gefällt als umgesetzt. In den letzten zehn Jahren, in denen ich ausschließlich an internationalen ERP-Implementierungen gearbeitet habe, habe ich einige Erkenntnisse gesammelt, die anderen Entscheidern dabei geholfen haben, ihre grenzüberschreitenden ERP-Systeme mit Erfolg einzuführen. Hier sind meine zehn Tipps:

  • Schaffen Sie eine Verbesserungskultur: Je kürzer die Projektphasen, umso größer die Erfolgsaussichten. Teilen Sie sie sinnvoll ein. Gehen Sie die wichtigsten Projektziele zuerst an und planen Sie weitere Phasen, in denen noch ungelöste Aufgaben und sich ergebende Änderungen umgesetzt werden können. So bleiben Sie auf Kurs, und das Projekt verliert keinen Schwung.
  • Erst verstehen, dann vereinfachen: Wenn Sie Prozesse automatisieren, die sehr komplex sind oder die Sie nicht ganz verstehen, ist das Ergebnis ein kompliziertes System, das am Ende keiner versteht. Deshalb sollten Sie diese Abfolge einhalten: Verständnis schaffen – vereinfachen – automatisieren. Sie können kein sinnvolles System bauen, bevor die darin ablaufenden Prozesse optimiert sind. Mit anderen Worten: Fangen Sie früh an!
  • Qualität und Beteiligung gehören zusammen: Qualitätssicherung außerhalb eines Prozesses ist zusätzlicher Aufwand. Proaktiv handeln bedeutet, die Qualitätssicherung in einen Prozess einzubauen. Prozesse mit integrierter Qualitätssicherung bieten die beste Grundlage für Innovation und stringente Umsetzung.
  • Unterschätzen Sie nicht die Situation vor Ort: Was auch immer Sie über grenzüberschreitende ERP-Systeme annehmen gehen Sie davon aus, dass es falsch ist. Die Tücken stecken stets im Detail, nicht in den übergeordneten Prozessen. Unterschätzen Sie nie die Komplexität, die an verschiedenen Standorten entstehen kann, und beziehen Sie unbedingt Akteure vor Ort mit ein.
  • Aufräumen: Die Implementierung eines neuen Systems ist harte Arbeit gegen eingefahrenes Denken und alte Handlungsmuster. Einige Abweichungen vom Standard können erforderlich sein, andere wiederum sind einfach Überbleibsel veralteter Arbeitsabläufe. Räumen Sie bei Prozessen und Anforderungen auf. Was sich nicht formalisieren lässt, sollte wegfallen. Es ist eine viel größere Aufgabe, einen globalen Prozess zu implementieren und in ein System einzubetten, als ihn zu definieren.
  • Richtige Perspektiven setzen: Bei der Beurteilung neuer Systeme denken die meisten Nutzer vor allem an deren Funktionsumfang. Sie denken: Wie kann ich meine jetzigen Arbeitsaufgaben in dem neuen System erledigen? Das kann durchaus in der Optimierung einiger (Teil-)Prozesse münden. Doch in der Regel ist es sehr viel sinnvoller, ein System anhand von Zukunftsszenarien zu beurteilen.
  • Veränderungsmanagement: Veränderungen wird es immer geben. Betrachten Sie deshalb Veränderung als etwas Gutes – etwas, was neue Möglichkeiten schafft. Kommunizieren Sie die Notwendigkeit zur Veränderung so, dass die verschiedenen Akteure Sie verstehen. So erhalten Sie mehr Unterstützung dafür quer durch das ganze Unternehmen.
  • Internationale Implementierungen haben größere Potenziale: Stärkere Strukturierung und feste Prozesse sind nicht unbedingt das richtige Modell für alle. Es gibt Unternehmen, die ausschließlich anhand von Werten und Prinzipen agieren, ohne einen einzigen formalisierten Prozess. Doch bei einer internationalen ERP-Implementierung werden bestimmte Strukturen benötigt, um letztendlich einen Gewinn für das Unternehmen zu garantieren. Und da sich viele Prozesse von Land zu Land wiederholen lassen, können Sie durch den Aufbau einer geeigneten Struktur, die sich überall im Unternehmen anwenden lässt, erhebliche Synergien erzielen.
  • Die Tücke liegt im Detail: In der Praxis lässt sich kein Plan zu 100 Prozent umsetzen. Jedes Projekt braucht Feinabstimmungen, die durch interne oder externe Änderungen plötzlich notwendig werden. Pläne sind also nur etwas wert, wenn sie sich an veränderte Bedingungen anpassen lassen. Änderungen im Projektverlauf sind oft sogar erstrebenswert, denn sie machen es leichter, neue Potenziale und Synergien aufzutun. Gerade für solche Änderungen brauchen Sie einen festgelegten Prozess, um den Verlauf des Projekts nicht zu gefährden und die funktionalen Anforderungen auf einem realistischen Niveau zu halten.
  • Gemeinschaftsleistung: Sie können nicht einfach einen Dienstleister zum Festpreis anheuern und die gesamte Verantwortung auf ihn abwälzen. Keine Vereinbarung der Welt schützt ein Unternehmen vor Fehlern – solche Verträge können in einzelnen Fällen sogar den gegenteiligen Effekt haben. Gute, professionelle Kommunikation hingegen ist wesentlich produktiver für ein internationales Implementierungsprojekt.

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